La Administración

Qué es la administración

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Origen

Surgió con la evolución de las actividades del ser humano. Es difícil ubicar su origen, pero seguramente surgió porque se vio la necesidad de hacer más eficientes las tareas cotidianas, comerciales y de carácter público.

El inicio de lo que hoy se conoce como Administración Científica se ubica a final del siglo XIX, encabezada por Frederick Taylor y Henri Fayol. Ellos establecieron las bases de la administración con carácter científico, estableciendo los principios de la administración que todavía se utilizan en la actualidad.

Según Taylor la administración es la ciencia que mediante el uso eficiente de los recursos materiales, humanos, financieros y tecnológicos pretende alcanzar el máximo beneficio y utilidad de los mismos, aplicando mediante un proceso ordenado y cronológico cada una de las siguientes etapas: Planeación: es el establecimiento de la visión, misión y valores institucionales, generalmente cuantificados en el presupuesto maestro y apoyado en la técnica conocida como FODA.

Organización: trata de la definición del organigrama corporativo, establecimiento de roles, descripción de puestos, diseño de políticas y procedimientos.

Dirección: dirigir es implementar las políticas del capital de trabajo, de dividendos y establecimiento de niveles de responsabilidad y autoridad.

Control: para ejercer control se necesita medir los resultados obtenidos en función de los objetivos planteados. Para ello hay que establecer indicadores de desempeño, rentabilidad y productividad.

Complementado los principios anteriores de organización y dirección, es importante mencionar los 14 principios establecidos por Henri Fayol para una administración eficiente:

• Unidad de mando.
• Autoridad.
• Unidad de dirección.
• Centralización.
• Subordinación del interés particular al interés general de la organización.
• Disciplina.
• División del trabajo.
• Orden.
• Jerarquía.
• Justa remuneración.
• Equidad.
• Estabilidad.
• Iniciativa.
• Espíritu de equipo.

Para qué sirve la administración

Tipos de administración

Administración Pública, está formada por un conjunto de instituciones y de organizaciones de carácter público que disponen de la misión de administrar y gestionar el estado y algunos entes públicos.

Son diversas las competencias de la administración pública, entre las cuales se puede señalar:

• Gestión de los recursos humanos, entre estos incluidos la selección y contratación del personal idóneo para laborar en cada una de las instituciones, lo deseable, es que el personal sea de buena procedencia, de conducta moral intachable y que su conducta vaya acorde a los principios de cada una de las instituciones.
• Gestión de los recursos financieros, dispuestos para cada una de las instituciones, esto amerita que las personas deben llevar una buena observancia sobre los ingresos de las personas jurídicas que forman parte, como también de los egresos pero, en especial, deben custodiar el destino al que van dirigido cada uno de ellos.

Administración Privada, es la ciencia que se encarga de la organización de una empresa o corporación no gubernamental. Estas empresas al no estar a cargo del Estado, necesitan de una administración privada, para que encargue de los bienes, servicios e intereses. Por lo general se trata de empresas dedicadas a la producción y las ventas.

Administración Mixta, denominamos como administración mixta o también como administración cuasi pública, a aquella que se realiza en instituciones u organismos descentralizados, o autónomos, pero que cuentan con participación estatal, a pesar de que su autonomía les permite ejercerse amanera similar a las organizaciones privadas.

Funciones de la Administración

Planificación

Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben evaluar futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro ya sea operacional o estratégico de la empresa.

La administración debe visualizar el futuro y trazar las acciones a seguir, se debe planificar todas las actividades basados en condiciones futuras, se establecen los objetivos estratégicos y se asegura el logro de los mismos. Un buen plan de acción debe ser preciso y basarse en la unidad, continuidad y además tener cierta flexibilidad. Se usa para proporcionar una dirección general entre sus tareas esta la de proporcionar a los administradores herramientas de seguimiento y evaluación de resultados, a la vez detectar áreas de posibles oportunidades de mejora.

La planeación es importante, ya que en sus objetivos se resume el rumbo a seguir y las metas a alcanzar, además, se resume el crecimiento económico y general de la empresa.

Organización

Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los administradores también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo, y siempre asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.

La administración debe crear el entorno organizacional material y social de la empresa. Debe proporcionar las cosas útiles para el adecuado funcionamiento empresarial, movilizando los recursos materiales y humanos para llevar el plan a la acción.

Dirección

Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los administradores comunicar los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El supervisor de los subordinados siempre debe estar alineado con las políticas de la empresa, y cada administrador debe tratar a sus subordinados bajo los estándares de la compañía.

La administración debe guiar y orientar al personal. Es su responsabilidad comunicar las políticas y los objetivos de la empresa a sus subordinados. El supervisor y cada administrador debe tratar a sus subordinados bajo determinados estándares de respeto, liderazgo y motivación.

Coordinación

Los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la empresa, lo que significa que toda la actividad de cada unidad organizativa se debe complementar y enriquecer el trabajo de otro.

La administración debe unificar y armonizar todos los esfuerzos y las actividades con el fin de que vayan dirigidas al logro común de los objetivos generales de la empresa y se traduzcan en la rentabilidad y eficiencia de la misma.

Controlar

Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea con las políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del administrador observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las tareas para corregir posibles desviaciones.

Características de la Administración

• Es universal: la administración existe allá donde existe un organismo social del tipo que sea. De hecho ya hemos visto que existe tanto para empresas, organismos públicos, escuelas asociaciones, fundaciones, y toda organización.
• Se mantiene en el tiempo: administrar es algo que siempre se va a hacer en cualquier organismo independientemente del momento por el que esté pasando.
• Es flexible: los fundamentos teóricos y prácticos de la ciencia administrativa se adaptan a las diferentes necesidades y departamentos de la organización.
• Se aplica a cualquier nivel: se aplica a cualquier nivel, allá donde haya un grupo de personas que necesitan organizarse. No solo a sitios donde se gana dinero, como las empresas, sino también a un hogar familiar, por ejemplo.
• Es un medio para alcanzar un fin: la organización administrativa se utiliza para alcanzar eficientemente los objetivos establecidos.
• Es específica y no puede confundirse con otras ciencias: la administración se apoya en otras ciencias y técnicas, pero tiene características propias que la hacen distinta de las demás disciplinas.
• Es multidisciplinar: la ciencia administrativa se apoya en otras ciencias como la psicología, sociología, contabilidad, economía, ciencia política, estadística y antropología.

La Administración de Empresas en el siglo XXI

La administración, como ciencia joven, ha tenido un gran auge y desarrollo en el último siglo. Ante la exigencia y complejidad de las corporaciones que cada día requieren una mayor calidad y eficiencia de cara a la globalización, han surgido una serie de ramas o actividades especializadas siendo las principales las siguientes:

Administración de Recursos Humanos: se basa en la organización, motivación y control del personal adscrito a la empresa.

Administración de la Producción: se trata del uso y coordinación de los recursos materiales y tecnológicos para alcanzar una mayor productividad.

Administración Estratégica: es el uso eficiente de todos los recursos disponibles de la organización, incluyendo aspectos de marketing y prospección de nuevos segmentos del mercado.

Mercadotecnia: es el conocimiento profundo de las necesidades del cliente para ofrecerle soluciones y un valor añadido.

Administración Financiera: se centra en el control eficiente y ordenado de los recursos financieros y económicos de la empresa.

Administración Tecnológica: trabaja en la innovación y decisión acertada del uso y adquisición de sistemas informáticos.

Claves para administrar eficientemente

• Definir claramente los objetivos de la empresa.
• Dedicar tiempo a los asuntos de verdadera importancia.
• Planear y seguir los programas.
• Aprender a hablar y a escuchar con efectividad.
• Ser un líder involucrándose en la acción.
• Asegurarse que cada miembro del equipo este asignado al trabajo mejor adaptado para sus conocimientos y experiencias.
• Fomentar que los miembros del equipo de trabajo, asuman responsabilidades.
• Evaluar lo que se ha logrado y si es necesario, emprender una acción correctiva.
• Llegar a ser efectivo en la toma de decisiones.
• Aumentar los conocimientos personales.

Porque es importante la administración

La administración es muy importante para el buen funcionamiento de una empresa.

• La administración brinda el éxito a cualquier organismo social ya que estos dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen. o Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad.

• La administración se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio, ante esta situación proporciona previsión y creatividad.

•  Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante.

• La eficiente técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de cualquier organismo social.

• En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando una efectiva administración.